Se la tua PEC aziendale è usata da più utenti
Per ragioni organizzative, le caselle PEC aziendali sono in genere condivise tra più utenti.
L’uso di gruppo della PEC è una pratica diffusa che genera spesso confusione, problemi di gestione e di sicurezza.
I problemi più comuni:
- Cancellazione involontaria di messaggi
- Casella sempre piena
- Uso improprio
- Gestione non tempestiva dei messaggi
- Consultazione poco agevole
- Mancata riservatezza
- Perdita di controllo
La Posta Elettronica Certificata ha lo stesso valore legale della raccomandata.
Dalla PEC transitano le comunicazioni che vanno gestite con la massima attenzione e priorità; trascurarle può comportare un danno per l’azienda.
Gli aspetti critici da gestire:
- Accesso alle sole persone autorizzate
- Controllo degli esiti e delle prese in carico
- Smistamento e recapito certo al destinatario aziendale
- Conservazione negli archivi
- Svuotamento della casella
Cos’è RAPIDO-PEC
RAPIDO-PEC è un’applicazione in cloud o on-premise che ti permette di gestire in sicurezza e conformità le comunicazioni via PEC in entrata e uscita.
Con RAPIDO-PEC amministri le tue caselle PEC con semplicità, controlli lo stato delle lavorazioni e sorvegli l’avanzamento dei documenti nella tua organizzazione.
Molte funzioni automatiche ti aiutano a produrre di più con meno errori e inefficienze.
Puoi configurare RAPIDO>PEC secondo le tue specifiche esigenze organizzative, stabilendo “chi può fare che cosa” e definendo le regole di smistamento e instradamento automatico nei workflow aziendali.
RAPIDO>PEC integra le più avanzate tecnologie di intelligenza artificiale.
RAPIDO>PEC comprende la natura del documento ricevuto, lo classifica e lo smista automaticamente ai dipartimenti competenti.
L’automazione del processo moltiplica la produttività ed elimina i rischi di ritardi ed errori generati da una gestione manuale.
Funzioni principali
Sei più sicuro
- Autenticazione utenti
- Accesso tramite SPID personale (opzionale)
- Registrazione accessi
- Recupero dei messaggi cancellati
- Tracking del messaggio e delle attività
- Conservazione a norma
Produci di più
- Download automatico
- Riconoscimento automatico contenuti basato su AI
- Smistamento automatico
- Archiviazione/conservazione automatiche
- Invio massivo
Lavori meglio
- Verifica dell’avvenuta presa in carico
- Riconciliazione automatica ricevute di ritorno
- Notifiche, allarmi e promemoria
- Integrazione nel workflow aziendale
- Monitoraggio degli stati di avanzamento
Decidi come fare
- Gestione accessi e permessi
- Configurazione caselle
- Definizione regole di smistamento
- Approvazione messaggi in uscita
Come funziona
Caratteristiche
- Applicazione web-based eseguibile da browser
- Gestione multiutente, multiprovider
- Definizione utenti e permessi
- Configurazione workflow operativi
- Inoltro manuale o automatico
- Riconoscimento automatico contenuti basato su AI
- Ricerca full-text
- Dashboard con indicatori semaforici
- Tracking & Reporting
- On Cloud/On Premise
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